Para que sua manifestação tenha maior êxito e atinja o objetivo desejado é importante que a informação seja passada de forma mais clara e completa possível. Se a Ouvidoria não conseguir entender a sua manifestação, será difícil adotar providências para a solução do problema ou ajudar em qualquer outra situação.
Para isso passaremos algumas dicas para auxiliar na elaboração da manifestação. Tente questionar a si mesmo “o quê”, “onde”, “quando” e “quem”.
O quê: Descrever a situação de forma clara e objetiva, para que a pessoa que analisar consiga entender bem o fato e assim poder agir.
Onde: Informar o local onde ocorreu o fato, onde foi atendido, para onde ligou, pois nem sempre a pessoa que analisará sua demanda estará no mesmo local que você.
Quando: Informar quando ocorreu a situação a ser narrada e, se possível, até com a precisão do horário, pois às vezes esta informação ajuda a identificar as pessoas que estavam envolvidas.
Quem: Caso tenha conhecimento, informar o nome das pessoas envolvidas, se possível até o sobrenome, para não restar dúvidas de quem você está reclamando ou elogiando.
Não se esqueça de fornecer seus dados, conferindo principalmente se foi informado o e-mail e telefone de forma correta, pois na impossibilidade de contato, não será possível encaminhar a resposta e de entrarmos em contato, caso precisemos esclarecer algumas dúvidas sobre a manifestação.
E mantenha guardado o número de protocolo de seus atendimentos. Na ocorrência de qualquer problema, se você informar o número do protocolo do atendimento, isso nos ajudará a obter diversas informações úteis de forma mais rápida, o que agilizará a análise do problema e o fornecimento de uma resposta. Caso não tenha o número de protocolo do seu atendimento, é importante anotar os dados da chamada ou atendimento (dia, horário e nome do atendente).